Controles in tijden van corona

Je hoort en leest het de afgelopen weken overal: alleen samen krijgen we het coronavirus onder controle. Als KDV dragen we natuurlijk ons steentje bij. Dat doen we onder andere door de controles van De Hoeve Certificering zoveel mogelijk digitaal uit te voeren. In deze nieuwsbrief leggen we uit wat er verandert en wat dat voor ketenpartners betekent.

De Hoeve Certificering voert jaarlijks bij elke ketenpartner twee controles uit:

Administratieve controle
Elke ketenpartner stuurt jaarlijks de bedrijfsgegevens op, zodat kan worden bepaald of er aan alle KDV-normen wordt voldaan. Omdat dit altijd al digitaal gebeurde, verandert hier niets aan.

Jaarlijkse audit
Elke ketenpartner wordt minimaal een keer per jaar bezocht door de auditor van De Hoeve Certificering om de behaalde scores en KDV-eisen te bespreken. Vanwege alle coronamaatregelen is het nu niet mogelijk om ketenpartners fysiek te bezoeken. Daarom vindt de jaarlijkse audit momenteel telefonisch plaats. Tijdens dit gesprek bespreekt de auditor alle belangrijke punten. Daarnaast vragen we ketenpartners om waar nodig foto’s en video’s op te sturen zodat de auditor zich een goed beeld van de situatie kan vormen en een beoordeling kan geven. Naar aanleiding van dit telefoongesprek zijn twee uitkomsten mogelijk:

  • Je voldoet aan de KDV-eisen → Er vindt in 2020 geen bezoek meer plaats. De auditor komt in 2021 weer bij je langs.
  • Je voldoet (tijdelijk) niet aan de KDV-eisen / Er zijn nog aandachtspunten → Zodra alle maatregelen het toelaten brengt de auditor alsnog een bezoek aan je bedrijf om te bespreken hoe we verder gaan.

De Hoeve Certificering werkt samen met het onafhankelijke certificeringsbureau CGD B.V. Zij voeren onderstaande controles uit:

Administratieve controle op het kantoor van De Hoeve Certificering
CGD B.V. controleert elk kwartaal de berekeningen van de ketenpartners die De Hoeve Certificering uitvoert. Daarnaast heeft CGD B.V. continu toegang tot het crm-systeem van De Hoeve Certificering, waardoor zij altijd kunnen controleren of het werk naar behoren wordt uitgevoerd. Omdat dit altijd al digitaal gebeurde, verandert hier niets aan.

Steekproefcontrole door CGD B.V. bij ketenpartners
CGD B.V. voert jaarlijks een steekproefcontrole uit om te bepalen of ketenpartners daadwerkelijk aan alle eisen voldoen. Deze audit bestaat uit een administratieve controle en een bedrijfsbezoek. Vanwege alle coronamaatregelen worden er in het voorjaar en de zomer van 2020 geen steekproefcontroles uitgevoerd. Deze worden allemaal later in het jaar ingehaald. Mocht jouw bedrijf in de steekproefcontrole vallen, dan hoor je daar later dit jaar meer over.

Hannie Vink – Auditor
“Vóór de coronacrisis reed ik heel Nederland door om alle ketenpartners persoonlijk te bezoeken. Nu heb ik de chillkamer van mijn kinderen omgebouwd tot werkkamer en doe ik alle audits telefonisch. Een oplossing die prima werkt, omdat iedereen zo z’n best doet. Ketenpartners leveren allemaal vooraf de gevraagde informatie aan, zodat we tijdens de audit snel kunnen schakelen. Omdat ik ook geen last heb van files, krijg ik meer gedaan in een dag. Het lijkt me daarom goed om te kijken of we ook na de crisis meer telefonisch kunnen organiseren. Al kijk ik er ook naar uit om weer persoonlijk bij iedereen langs te gaan. Natuurlijk omdat ik dan zelf op de bedrijven rond kan kijken, maar vooral omdat ik in contact wil zijn en blijven met de ketenpartners en hun omgeving. Dat persoonlijke aspect is een mooi onderdeel van mijn werk.” 

Terug naar overzicht